{"title":"Contoh Surat Niaga yang Benar Formatnya untuk Berbagai Keperluan","content":"\nTidak hanya berlaku untuk antar individu, surat-menyurat juga kerap kali dilakukan dalam dunia bisnis. Istilah surat formal yang dibuat dan dikirimkan oleh perusahaan kepada individu\/organisasi\/perusahaan lain disebut dengan surat niaga.\u00a0\n\n\n\nMungkin Anda jadi bertanya-tanya, mengapa perusahaan harus membuat pesan untuk menyampaikan informasi? Apakah tidak bisa diunggah langsung di situs perusahaan? Tentu saja perusahaan bisa melakukan hal tersebut. Namun, esensi dari pembuatan surat niaga adalah sebagai wujud profesionalitas dan formalitas.\n\n\n\nMaka dari itu, sebagai seorang pebisnis, Anda perlu memahami penggunaan, format, hingga penandatanganan dalam surat niaga. Mari simak penjelasannya di bawah ini!\n\n\n\nApa itu Surat Niaga?\n\n\n\nSesuai dengan namanya, niaga berkaitan dengan kegiatan jual beli dalam bisnis. Untuk itu, surat niaga adalah jenis pesan resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mewujudkan aktivitas bisnis seperti promosi produk atau layanan, permohonan kerja sama, instruksi bisnis, dan masih banyak lagi. \n\n\n\nDalam dunia bisnis, jenis pesan ini cukup berperan penting sebagai bukti tertulis mengenai transaksi yang terjadi antara dua pihak tertentu. Dengan kata lain, pesan ini bisa jadi bukti historis apabila terjadi permasalahan di masa mendatang.\n\n\n\nSurat niaga sendiri dibagi ke dalam beberapa jenis, yaitu surat perkenalan, permintaan penawaran, surat tagihan, pengajuan komplain, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan aktivitas bisnis.\n\n\n\nFungsi dari jenis pesan ini sendiri sangat beragam. Fungsi pesan tersebut mulai dari sebagai panduan kerja, strategi promosi, hingga sebagai pengingat atas suatu transaksi yang sudah atau sedang dilakukan. \n\n\n\nFormat Surat Niaga yang Benar\n\n\n\nSurat Niaga memiliki format khusus dan standar untuk memudahkan komunikasi antara para pelaku bisnis, yaitu: \n\n\n\n1. Kop surat\n\n\n\nDalam membuat pesan resmi yang ditujukan sebagai bentuk profesionalitas, tentu Anda perlu mencantumkan kop di bagian atas pesan. \n\n\n\nSeperti pesan resmi pada umumnya, untuk membuat kop surat niaga, Anda perlu menambahkan informasi berupa logo perusahaan\/instansi, nama perusahaan, alamat kantor\/toko, nomor telepon, alamat email, fax, dan informasi lain terkait perusahaan. \n\n\n\n2. Nomor referensi, lampiran, hal\n\n\n\nFormat berikutnya adalah nomor referensi yang disesuaikan dengan aturan perusahaan. Antar perusahaan pastilah memiliki penempatan nomor yang berbeda. Namun, pada umumnya, nomor referensi bisa ditulis dengan format kode surat, nomor urutan surat dikeluarkan, nama perusahaan, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan pesan. \n\n\n\nContohnya adalah sebagai berikut:\n\n\n\nNomor : 12.010\/RH-KP\/X\/2023\n\n\n\nSelain itu, Anda juga perlu mencantumkan lampiran apabila ada informasi yang ingin disematkan. Pada bagian ini, Anda bisa menuliskan jumlah halaman yang dilampirkan, seperti:\n\n\n\nLampiran: 3\n\n\n\nAngka 3 di sana berarti ada 3 lembar lampiran yang disematkan bersamaan dengan surat niaga. Lampiran ini bisa berupa detail harga barang atau layanan, brosur bisnis, dan lain sebagainya. \n\n\n\nLalu, ada juga format penulisan \u201chal\u201d yang harus dituliskan. \u201cHal\u201d di sini merujuk pada tujuan penulisan pesan. Misalnya, Anda membuat surat niaga untuk menawarkan produk baru. Maka, Anda bisa menuliskannya seperti ini:\n\n\n\nHal: Penawaran Produk Bulan Mei 2023\n\n\n\n3. Tanggal pembuatan surat\n\n\n\nPada bagian ini, Anda diminta untuk menuliskan tanggal pembuatan surat. Tanggal ini bisa berfungsi sebagai bentuk historis pembuatan pesan yang dikirim. Peletakannya berada di sebelah kanan atas dan di bawah kop. \n\n\n\nTerlebih lagi jika pesan ditujukan untuk menagihkan pembayaran. Jangan sampai salah menulis hari, tanggal, bulan, dan tahun. \n\n\n\n4. Alamat penerima\n\n\n\nDalam membuat pesan, pastilah ada pihak yang dituju. Maka dari itu, Anda harus mencantumkan alamat penerima dengan benar dan sesuai. \n\n\n\nBiasanya, bagian ini tidak menuliskan alamat secara lengkap. Anda hanya perlu menyebutkan nama kota, negara, dan nama jalan.\n\n\n\n5. Salam pembuka\n\n\n\nUntuk memberikan kesan formal dan profesional, Anda harus menuliskan salam pembuka sebelum masuk ke isi pesan. Salam pembuka dapat ditulis seperti ini:\n\n\n\n\nDengan hormat,\n\n\n\nSalam bahagia,\n\n\n\nBapak\/Ibu yang terhormat,\n\n\n\nDsb. \n\n\n\n\n6. Bagian isi\n\n\n\nBagian terpenting dari penulisan surat niaga tentunya adalah bagian isi pesan. Bagian isi ini umumnya dibagi menjadi 3 bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup. \n\n\n\nPada bagian pembuka, Anda dapat menyebutkan alasan dan latar belakang penulisan pesan. Kemudian, masuk ke bagian isi di mana informasi utama disebutkan, seperti detail harga barang atau layanan, tempat dan tanggal rapat permohonan kerja sama, dan masih banyak lagi.\n\n\n\nTerakhir, Anda harus menutup pesan dengan menuliskan ucapan terima kasih atas kesediaan penerima untuk menerima informasi dan harapan untuk tindakan selanjutnya setelah menerima pesan. \n\n\n\n7. Salam penutup\n\n\n\nJika pesan sudah dibuka dengan salam pembuka, Anda juga harus menutupnya dengan salam penutup. Salam penutup yang bisa ditulis adalah seperti \u201cHormat kami,\u201d. \n\n\n\n8. Tanda tangan\n\n\n\nSetelah format-format di atas sudah selesai dicantumkan semua, akhiri pesan dengan membubuhkan tanda tangan, baik itu tanda tangan basah maupun tanda tangan digital. Tanda tangan di sini berperan untuk menambah kesan profesional karena ada pihak yang bertanggung jawab atas pembuatan pesan tersebut.\n\n\n\nAnda juga dapat menambahkan nama lengkap dan jabatan agar penerima mengetahui posisi Anda pada perusahaan. \n\n\n\nContoh Surat Niaga\n\n\n\nBerikut ada beberapa contoh surat niaga yang bisa Anda gunakan dalam aktivitas bisnis: \n\n\n\n1. Contoh surat niaga penawaran barang\n\n\n\n\n\n\nSumber: Berita 99.co. \n\n\n\n2. Contoh surat niaga perkenalan\n\n\n\n\n\n\nSumber: Surat Resmi Net\n\n\n\n3. Contoh surat niaga permintaan penawaran\n\n\n\n\n\n\nSumber: Scribd. \n\n\n\n4. Contoh surat niaga pesanan barang\n\n\n\n\n\n\nSumber: Scribd. \n\n\n\n5. Contoh surat niaga konfirmasi pesanan\n\n\n\n\n\n\nSumber: Studocu.\n\n\n\n6. Contoh surat niaga komplain atau pengaduan\n\n\n\n\n\n\nSumber: Mamikos.\n\n\n\nPenandatanganan Surat Niaga\n\n\n\nPada bagian format surat niaga, disebutkan bahwa tanda tangan bisa dicantumkan di akhir pesan untuk mengakhiri informasi. Penandatanganan ini dapat dilakukan secara manual di atas pesan yang sudah dicetak dengan pena ataupun menggunakan tanda tangan digital.\n\n\n\nApabila menggunakan tanda tangan digital, Anda dapat melakukannya dengan berbagai cara. Anda bisa membubuhkan TTd menggunakan software seperti PDF, Microsoft Office, dan sebagainya. Selain itu, ada cara lain yaitu dengan aplikasi tanda tangan digital seperti Privy.\n\n\n\nMelalui aplikasi tersebut, Anda bisa lebih efisien menandatangani surat niaga karena hanya tinggal mengunggah pesan ke aplikasi dan mencantumkan TTd di sana.\n\n\n\nTanda tangan digital juga memungkinkan Anda untuk memiliki aktivitas surat-menyurat yang aman. Hal ini lantaran TTd sudah dilindungi dengan sistem keamanan andal seperti cryptography yang mencegah orang lain untuk membagikan data Anda tanpa persetujuan. Sistem ini sangat bermanfaat bagi pebisnis untuk menghindari ancaman penipuan, pemalsuan, atau kejahatan lainnya yang mungkin terjadi dalam aktivitas bisnis antara dua pihak. \n\n\n\nDemikianlah pembahasan mengenai contoh surat niaga beserta format yang benar dan resmi untuk berbagai keperluan bisnis Anda. Pastikan penulisan surat niaga mengikuti struktur yang berlaku agar pihak lain dapat segera memahami dan menindaklanjuti informasi yang disampaikan dalam pesan. \n","link":"https:\/\/stg-web.privy.id\/blog\/contoh-surat-niaga\/","banner":"https:\/\/stg-blog.privy.id\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/CONTOH-SURAT-NIAGA.jpg","date":"2023-07-27"}