{"title":"Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan & Formatnya","content":"\nSebelum menggelar suatu acara besar, membutuhkan surat peminjaman tempat yang ditujukan kepada pemilik\/penanggung jawab tempat kegiatan tersebut. Adanya surat peminjaman gunanya untuk memberitahukan pemilik properti secara resmi bahwa Anda ingin menyewa propertinya untuk mengadakan kegiatan pada waktu tersebut.\n\n\n\nSurat pengajuan pinjam tempat biasanya dibuat oleh instansi atau organisasi, seperti instansi pemerintah kantor desa atau kantor dinas. Selain itu, surat izin seringkali diperlukan untuk memastikan acara dapat berlangsung sesuai aturan. Pelajari contoh surat peminjaman tempat untuk kegiatan serta formatnya yang benar di bawah ini.\n\n\n\nFungsi Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan\n\n\n\nSuatu organisasi maupun instansi, seringkali menyelenggarakan acara besar, sehingga perlu menyewa tempat seperti gedung demi melancarkan kegiatan tersebut. Sebelum dilaksanakan, perlu mengajukan permohonan peminjaman tempat untuk memberitahu pemilik gedung.\n\n\n\nSelain sebagai bentuk pemberitahuan, ini fungsi surat peminjaman tempat untuk kegiatan. Jika sedang bertugas di organisasi dan instansi, hal seperti ini harus dipahami.\n\n\n\nBaca Juga: Contoh Surat Perizinan Tempat, Struktur & Cara Membuatnya\n\n\n\n1. Bentuk Izin Tertulis Resmi Kepada Pemilik Tempat\n\n\n\nSurat peminjaman tempat fungsinya sebagai bentuk izin tertulis secara resmi kepada pemilik gedung, sekaligus sebagai pemberitahuan bahwa suatu instansi\/organisasi berencana menyewa gedung tersebut selama beberapa waktu. Dengan begitu, pihak pemberi sewa menjadi tahu kapan propertinya akan digunakan oleh pihak lain.\n\n\n\nTanpa adanya surat resmi tersebut, sangat kecil kemungkinan pengajuan sewa gedung bisa diterima, bahkan cenderung tidak sopan meskipun Anda mengenal siapa pihak pemberi sewanya. Memberitahu rencana untuk menyewa sebaiknya dilakukan jauh hari, sehingga pemberi sewa dapat menyiapkannya.\n\n\n\n2. Menghindari Hal-hal yang Tidak Diinginkan Selama Kegiatan\n\n\n\nFungsi surat pengajuan sewa tempat untuk kegiatan merupakan bentuk izin tertulis kepada penanggung jawab gedung, sehingga dapat menghindari terjadinya hal-hal tak diinginkan selama kegiatan berlangsung. Ketika Anda memberikan surat pengajuan sewa gedung, mereka akan menyediakan tempatnya sesuai waktu yang disepakati bersama.\n\n\n\nSebaliknya jika tidak mengirimkan surat pemberitahuan, berarti tidak ada bukti tertulis bahwa Anda menyewa tempat tersebut. Jadi, adanya gangguan atau distraksi dari luar yang mengganggu jalannya kegiatan bukanlah tanggung jawab pemberi sewa.\n\n\n\n3. Bagian dari Laporan Kegiatan Organisasi atau Instansi\n\n\n\nSelain penting untuk memberitahukan pihak pemberi pinjaman gedung, surat pemberitahuan peminjaman tempat fungsinya sebagai komponen penting dari laporan kegiatan instansi\/organisasi. Laporan kegiatan berisi rincian kegiatan lengkap, mulai waktu hingga tempat pelaksanaannya.\n\n\n\nLaporan kegiatan gunanya untuk melaporkan bagaimana hasil pelaksanaannya di lapangan. Ketika menemukan kesalahan atau kekurangan, maka tahu bagian mana yang perlu dievaluasi supaya lebih baik apabila menyelenggarakan acara serupa berikutnya.\n\n\n\nBaca Juga: Cara Membuat Surat Resmi dengan Struktur yang Benar\n\n\n\nContoh Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan\n\n\n\nOrganisasi\/instansi perlu membuat surat pengajuan peminjaman tempat sebelum menyelenggarakan kegiatan sebagai bentuk perizinan sekaligus pemberitahuan resmi kepada pemilik\/penanggung jawab tempat. Lihat contoh surat peminjaman gedung untuk kegiatan berikut sebagai referensi.\n\n\n\n######## PT Digital Jaya ########\n\n\n\nAlamat: Jl. Merdeka Nomor 01 Surabaya\n\n\n\nNo. Telp.: 08123456XXXX  E-mail: hello@digitaljaya.com\n\n\n\n**********************************************************************************************************\n\n\n\nSurabaya, 03 November 2023\n\n\n\nNomor : 01\/002\/DGJ\/XI\/2023\n\n\n\nHal : Peminjaman Gedung\n\n\n\nLampiran : –\n\n\n\nYth. Kepala Bagian Sarana dan Prasarana\n\n\n\nBalai Wanita Surabaya\n\n\n\ndi tempat\n\n\n\nDengan hormat,\n\n\n\nSehubungan dengan pelaksanaan kegiatan training karyawan baru PT Digital Jaya, kami dari pihak PT Digital Jaya selaku penyelenggara acara bermaksud mengajukan peminjaman Gedung Serbaguna Balai Wanita Surabaya.\n\n\n\nAdapun kegiatan training karyawan baru tersebut akan diselenggarakan pada\n\n\n\nHari, tanggal : Jumat, 17 November 2023\n\n\n\nWaktu : 10.00 WIB – selesai\n\n\n\nTempat : Gedung Serbaguna Balai Wanita Surabaya (jadwal kegiatan terlampir)\n\n\n\nDemikian surat permohonan ini kami ajukan. Atas kerjasama bapak\/ibu kami mengucapkan terima kasih.\n\n\n\nHormat kami,\n\n\n\nKepala SDM PT Digital Jaya\n\n\n\nAgus Wijaya\n\n\n\nFormat Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan\n\n\n\nTermasuk surat pemberitahuan sekaligus izin tertulis resmi, penyusunan surat untuk mengajukan sewa tempat perlu memperhatikan format yang benar. Ini format surat peminjaman tempat untuk kegiatan secara umum.\n\n\n\nBaca Juga: 10 Contoh Surat Pernyataan Perjanjian Bermeterai yang Sah\n\n\n\n1. Kop surat\n\n\n\nSurat pemberitahuan untuk menyewa gedung biasanya diajukan oleh pihak instansi atau organisasi, sehingga membutuhkan kop surat. Fungsinya untuk memberitahukan siapa pihak penyewa gedung secara lengkap, sebab dalam kop sudah memuat informasi penting dari organisasi\/instansi.\n\n\n\nAdanya kop membuat surat tersebut dapat dipertanggungjawabkan. Apabila terjadi hal-hal tak diinginkan, penanggung jawab gedung bisa langsung menghubungi perusahaan atau organisasi terkait yang menyewa properti.\n\n\n\n2. Tanggal dibuat dan tujuan pembuatan surat\n\n\n\nDalam format surat pengajuan peminjaman tempat pelaksanaan kegiatan, komponen tak kalah penting dicantumkan adalah tanggal pembuatan serta tujuan dibuatnya dokumen tersebut. Tujuan pembuatan dokumen tersebut harus jelas, yaitu menuliskan \u2018Hal: Peminjaman Gedung\/Ruangan\u2019.\n\n\n\nBeberapa penanggung jawab gedung mungkin meminta rincian kegiatan untuk mengetahui secara pasti kegiatan yang akan dilangsungkan. Apabila mereka memintanya, tambahkan lampiran berupa rundown acara.\n\n\n\nSelain itu, cantumkan pula nomor surat. Fungsi nomor surat adalah mempermudah pengarsipan, sehingga mempermudah mencarinya ketika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.\n\n\n\n3. Tujuan penerima\n\n\n\nBagian lainnya yang perlu dituliskan dalam format surat pengajuan pinjam tempat untuk kegiatan, yaitu siapa tujuan penerimanya. Pemilik atau penanggung jawab gedung tidak selalu orang-orang instansi, tetapi bisa juga perorangan.\n\n\n\nTuliskan penerimanya secara jelas. Misalnya jika menyelenggarakan acaranya di Fakultas Kedokteran Universitas Y, maka tuliskan \u2018Yth. Kepala Bagian Sarana dan Prasarana Gedung X Fakultas Kedokteran Universitas Y\u2019 atau menyesuaikan. Sedangkan apabila pemiliknya merupakan perorangan (pribadi), tuliskan langsung nama pemilik gedungnya.\n\n\n\n4. Kalimat pembuka\n\n\n\nKalimat pembuka dalam surat resmi ini tidak perlu dituliskan panjang-lebar. Tuliskan secara singkat disertai salam sebagai bentuk penghormatan kepada penerima surat. Contohnya \u2018Dengan hormat, sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara X maka (organisasi\/instansi Y) berencana meminjam tempat demi kelancaran pelaksanaan acara tersebut yang akan diadakan pada:…\u2019. \n\n\n\nIsi kalimat pembuka dapat menyesuaikan bagaimana instansi atau organisasi. Gunakan bahasa formal sebagai bentuk kesopanan.\n\n\n\n5. Isi berupa waktu meminjam tempat\n\n\n\nSetelah menuliskan pembuka, cantumkan kapan waktu Anda ingin menyewa gedung atau ruangan tersebut. Cantumkan detail hari, tanggal sewa, nama tempatnya, hingga lama waktu sewanya. \n\n\n\nLama waktu sewa mungkin tidak bisa spesifik, sehingga kebanyakan instansi menuliskan jam dimulainya acara hingga \u2018selesai\u2019. Ini tidaklah masalah, yang terpenting waktu dimulainya kegiatan perlu dicantumkan jelas agar penanggung jawab gedung tahu kapan harus menyiapkan tempatnya. \n\n\n\n6. Kalimat penutup\n\n\n\nSama dengan pembuka, kalimat penutup cukup dituliskan secara singkat disertai ucapan terimakasih. Ini merupakan bentuk kesopanan untuk mengakhiri surat resmi.\n\n\n\n7. Tanda tangan dan nama terang\n\n\n\nDalam format surat resmi, tanda tangan serta nama terang pihak yang pengirim wajib dicantumkan. Apabila membuatnya secara digital, Anda dapat menggunakan layanan tanda tangan digital dari Privy yang telah tersertifikasi resmi, sehingga lebih aman dari pemalsuan maupun kehilangan data.\u00a0\n\n\n\nBaca Juga: Cara Penulisan Nomor Surat Resmi dan Dinas yang Benar\n\n\n\n8. Lampiran (opsional) sebagai pendukung\n\n\n\nApabila membuat surat resmi pengajuan peminjaman gedung atau tempat tertentu untuk melangsungkan kegiatan, dapat melampirkan rundown acara sebagai bukti penguat. Pada beberapa kasus, pihak penanggung jawab lokasi meminta rundown untuk dapat mengetahui rincian kegiatan yang dilaksanakan.\n\n\n\nMengajukan surat peminjaman tempat sebelum acara besar adalah langkah penting untuk memberitahukan pemilik properti secara resmi mengenai niat menyewa tempat tersebut. Surat ini biasanya dibuat oleh instansi atau organisasi, seperti kantor desa atau kantor dinas, dan sering kali memerlukan surat izin tambahan. Surat peminjaman tidak hanya memberikan izin tertulis resmi, tetapi juga berfungsi untuk menghindari masalah selama acara, mencatat penggunaan gedung, dan menjadi bagian dari laporan kegiatan. Dengan format yang benar, surat ini memastikan acara dapat berlangsung sesuai rencana dan aturan.\n\n\n\nMembuat surat peminjaman tempat untuk kegiatan tidak mungkin dilakukan sekali dua kali. Maka dari itu, Privy menyediakan fitur berupa dokumen template supaya Anda tak perlu membuat ulang dokumen yang sama setiap kali dibutuhkan. Penggunaannya pun fleksibel, dapat diganti sesuai kebutuhan.\n","link":"https:\/\/stg-web.privy.id\/blog\/contoh-surat-peminjaman-tempat\/","banner":"https:\/\/stg-blog.privy.id\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/contoh-surat-peminjaman-tempat.jpg","date":"2023-11-16"}